IT-системы как оружие в конкурентной борьбе

Конкуренция превращается в войну технологий. IT-системы стали неотъемлемой частью сервисных стратегий, способом снижения затрат и реализации маркетинговых инициатив бизнеса.

Многообразие IT-систем затрудняет выбор подходящих. Какие IT-системы есть на рынке? С какими проблемами сталкиваются компании при автоматизации процессов? И как можно избежать этих проблем?

CRM – Customer Relationship Management

Многие подумали, что речь пойдет о CRM-системах. И о них тоже. IT-систем для бизнеса много. CRM предназначены для решения задач продаж и маркетинга. Это именно те отделы, которым уделяют главное внимание топ-менеджеры и владельцы бизнеса. Поэтому из всех IT-решений CRM наиболее известны.

Но задачи маркетинга и продаж не могут быть решены без привлечения других подразделений. Поэтому CRM, изначально задуманные как «записные книжки» и инструмент работы с клиентами, превращаются в «монстров», пытающихся управлять внутренними коммуникациями и работой других отделов. Этому способствуют руководители компании, сами работающие в CRM. Они хотят, чтобы процессы в компании были им понятны и прозрачны, и вся работа выполнялась в привычном для них интерфейсе. Тот факт, что большинство процессов протекают внутри отделов, а не между ними, и потому каждый отдел должен работать в удобной для себя программе, часто игнорируется.

Разработчики CRM, следуя запросам клиентов, совершенно бессистемно реализуют для них все больше функций. В результате пользовательская инструкция состоит из 800 и более листов. Разобраться в ней самостоятельно совершенно нереально. Поэтому привлекаются специалисты, которые настраивают CRM под задачи компании и «кастомизируют» ее, реализуя внутренние процессы так, как видят их руководители компании.

Бизнес-процессы должны регулярно пересматриваться и совершенствоваться, но для этого приходится снова нанимать программистов, тратить время и устранять ошибки. Со временем корпоративная CRM превращается в фактор риска для бизнеса. Она кастомизирована так, что только 1-2 программиста могут в ней разобраться. Эти программисты уже работают в штате компании за высокую зарплату и большую часть времени тратят на поддержание работы CRM. Работа по автоматизации процессов постепенно сходит на нет, поскольку кастомизация становится все сложнее и времени программистов не хватает. Такие проблемы можно наблюдать во многих компаниях. Иногда вместо CRM используют 1C с тем же результатом.

Работу по превращению CRM в систему управления бизнесом можно сравнить с модернизацией автомобиля «Ока» до уровня тяжелого танка. Сделать это можно, но дорого, сложно и долго. А если что-то сломается – непонятно, как ремонтировать.

К сожалению, разработчики CRM не расскажут вам, где лучше использовать другие системы. Наоборот, они позиционируют свои продукты как «больше, чем CRM». И этим еще больше запутывают клиентов. Агрессивная реклама, которую используют для продвижения некоторых CRM, у меня вызывает аналогии с Черкизовским рынком в «девяностых». Многочисленным продавцам и интеграторам совершенно неинтересно, что действительно нужно клиенту. Главная задача – «впарить» свою систему. Бесплатные версии призваны привязать к себе, сделать переход на другие решения сложным и трудозатратным. Поэтому лучше выбирать правильно с самого начала.

Потратив немного времени, чтобы разобраться в IT-системах, можно избежать многих ошибок. Часто при внедрении можно сэкономить и обойтись только силами своих сотрудников и аналитиков. Принцип Low Code, реализуемый в некоторых системах, позволяет выполнять настройки без программистов, собирая систему из готовых блоков подобно конструктору.

BPM – Business Process Management

Не нужно пытаться создавать «универсальные решения» для всей компании. Лучше позволить каждому отделу работать в той программе, которая для него специально создана. Очень мало разработчиков, таких как SAP, могут предложить конкурентные решения во всех направлениях бизнеса. Эти решения будут стоить дорого, их стоимость не всегда оправдана. По сути, они состоят из отдельных, связанных между собой элементов: тех же CRM, FSM, корпоративного портала, программ анализа KPI, обучения и т.д. Но можно связать между собой решения разных производителей и получить похожий результат, только намного дешевле. Пусть продажи работают в Sales Force, бухгалтерия и склад в 1С, а сервис в Hubex, если им так удобнее. А для связи между отделами и построения «сквозных процессов» в компании можно использовать специально предназначенные для этого BPM-системы типа ELMA. BPM-системы могут работать как «внутренняя шина», связывая процессы между отделами, при этом быть совершенно незаметными для пользователей.

Каждый сотрудник может работать в привычной для него программе, при этом получая уведомления из своей программы, в случае с интеграцией через API, по электронной почте, через sms или в приложении о назначении ему определенной задачи. После выполнения задачи BPM автоматически назначает задание следующему в цепочке процессов исполнителю. В любой момент известно, где выполняется процесс, выходит он за установленные KPI или нет. Запускаться процессы могут по письму клиента, другими программами или вручную.

Схема внутренних процессов первоначально может быть разработана в специализированной программе для бизнес-моделирования, например Fox Manager или Business Studio. После утверждения руководством ее можно перенести в BPM и настроить интеграцию с другими программами. Программы для бизнес-моделирования не только позволяют визуализировать процессы и структуру компании, но и на основе процессов автоматически создавать должностные инструкции, прогнозировать загрузку сотрудников и стоимость отдельных процессов. В результате очень легко определять приоритетные процессы при автоматизации. Регламенты процессов могут быть выложены в интернет для постоянного доступа, чтобы у сотрудников не возникало вопросов при определении границ ответственности, а новички быстрее изучали устройство компании и вливались в работу.

В BPM также есть свой редактор бизнес-процессов, хотя и не такой удобный. Авторизованные пользователи могут менять процессы самостоятельно, как только сотрудниками будет найден лучший, более быстрый и дешевый способ выполнения задачи. Нет нужды писать техзадание программистам и объяснять им смысл изменений.

BPM может выступать и как внутренний портал. И как общий инструмент для внесения данных в 1C, CRM и любые другие программы. С помощью BMP удобно самостоятельно настраивать и менять любые алгоритмы выполнения процессов как для офиса, так и для удаленной работы.

Вообще BPM-системы – это конструктор LEGO. С их помощью можно реализовать самостоятельно самые разные задачи, в том числе задачи CRM, FSM (Field Service Management) и других систем. Вопрос в том, целесообразно ли это делать? Если у вас уникальные процессы, то да. Если нет – то лучше и дешевле использовать проверенные решения от специалистов.

Проводя аналогии с LEGO – собирая модель экскаватора, нет смысла строить из кубиков гусеницы, двигатель и стрелу с ковшом. Теоретически можно, но получится ненадежно и сложно. Применяя готовые решения, вы используете чужой успешный опыт и экономите время.

FSM – Field Service Management

Иногда компании-разработчики специализированных IT-систем возникают на основе реального бизнеса. Например, разработчик FSM-системы Hubex появился из IT-подразделения сервисной компании Melston. Решения, которые компания разрабатывала для себя, оказались востребованы на рынке. Они полностью автоматизируют получение и распределение сервисных заявок, контроль работы техников, сбор аналитики по трудозатратам, заказ запчастей и т.д.

В отличие от Service Desk систем, в FSM встроен редактор процессов и алгоритм оптимального выбора исполнителей, который может быть основан на учете удаленности техника от объекта, знания оборудования (можно вводить Skills Matrix техников по неограниченному числу моделей), наличия нужных запчастей, инструментов, средней загрузки техника и т.д. Естественно, что многолетняя отладка в сервисных компаниях позволила им создать высококлассный продукт, учитывающий все возможные потребности технического сервиса и клиентов. И нет никакого смысла пытаться реализовать функционал этой системы с помощью BPM. Более того, в FSM, как правило, есть своя встроенная CRM для сервиса, редактор бизнес-процессов и коннекторы для подключения к 1С, CRM и другим системам. Поэтому в ряде случаев, например малому бизнесу, можно отказаться от BPM для коммуникаций сервиса с другими отделами. Но, конечно, каждую задачу надо смотреть индивидуально.

С чего начать автоматизацию?

Правильнее всего начать автоматизацию с подробного описания структуры и процессов компании. Во-первых, их нужно пересмотреть и оптимизировать, прежде чем прописывать в программе. Дальше с помощью программы бизнес-моделирования можно составить отчеты по взаимодействию между отделами и частоту использования в процессах разных систем: CRM, FSM, 1C и т.д.

Используя этот отчет и понимая специфику работы компании, частоту изменений процессов, уже проще будет решить, на основе какой системы лучше делать автоматизацию, нужна ли гибкая и настраиваемая BPM-система или в данном случае проще пригласить программистов.