Предприятие приобретает систему, рассчитывая быстро навести порядок в ремонтах и техническом обслуживании. Однако спустя несколько месяцев база оказывается заполнена устаревшими данными, графики обслуживания регулярно нарушаются, а механики продолжают вести журналы вручную. Такая ситуация встречается гораздо чаще, чем кажется. Разберем, почему это происходит и как организовать внедрение 1С:ТОИР, чтобы система действительно помогала управлять ремонтной службой.
Что такое 1С:ТОиР и кому он нужен
Многие руководители задаются вопросом, что это — 1С:ТОИР, и чем такая система отличается от обычной учетной программы.
Это решение на платформе 1С:Предприятие для управления техническим обслуживанием и ремонтами оборудования. Оно объединяет планирование работ, учет оборудования, контроль исполнения и аналитику в единой информационной среде.
Решение востребовано в самых разных отраслях:
- производственных предприятиях;
- ЖКХ;
- горнодобывающей промышленности;
- нефтегазовом секторе;
- пищевом производстве.
Система позволяет автоматизировать основные процессы ремонтной службы:
- вести единый реестр оборудования;
- формировать планы технического обслуживания;
- учитывать дефекты и неисправности;
- оформлять наряды и задания;
- получать аналитику по выполненным работам.
По сути, 1С для технического обслуживания и ремонта оборудования объединяет в одной системе все данные для управления жизненным циклом производственных активов.
Для разных масштабов бизнеса предусмотрены различные редакции продукта. Версия ПРОФ подходит предприятиям с менее сложной структурой обслуживания, тогда как КОРП рассчитана на крупные организации с распределенной инфраструктурой, большим количеством оборудования и расширенными требованиями к аналитике.
С чего начать — подготовительный этап
Главная ошибка большинства проектов заключается в том, что предприятие начинает настраивать программу еще до подготовки процессов. В результате система лишь переносит существующие проблемы в электронный вид. Намного эффективнее сначала привести в порядок данные и регламенты, а затем переходить к автоматизации.
Шаг 1. Аудит текущего состояния ТОиР
Первый этап позволяет понять, с какими исходными данными предстоит работать. Именно на этом этапе выявляются отсутствующие паспорта оборудования, дублирующиеся записи, устаревшие регламенты и пробелы в распределении ответственности.
Перед началом проекта рекомендуется проверить:
- актуальность реестра оборудования;
- наличие действующих регламентов обслуживания;
- распределение ответственности между подразделениями;
- качество истории ремонтов;
- полноту нормативно-справочной информации.
- наличие формализованных в виде диаграмм процессов, позволяющих подготовить техническое задание программистам, выполнить настройку системы и интеграции с другими ИТ-системами в организации
Типичная ошибка — сразу приступать к настройке программы без актуального перечня оборудования или актуальных схем процессов. Позже приходится исправлять сотни записей уже в работающей системе, что значительно увеличивает сроки проекта.
Шаг 2. Формирование рабочей группы
Успешное внедрение 1С: ТОИР невозможно силами одного подразделения. Это организационный проект, который затрагивает работу производства, ремонтной службы, склада и финансового блока.
В рабочую группу обычно входят:
- технический директор;
- главный механик;
- представители IT-службы
- аналитик бизнес-процессов
- представители смежных подразделений (склад, логистика, бухгалтерия и т.д.)
Распространенная ошибка — полностью передать проект IT-отделу. В этом случае система может быть настроена технически правильно, но не будет учитывать реальные процессы ремонтной службы.
Шаг 3. Описание целевых бизнес-процессов
Автоматизировать имеет смысл только те процессы, которые уже описаны и понятны всем участникам. Если порядок работы постоянно меняется или зависит от конкретного сотрудника, программное обеспечение не сможет решить проблему.
До начала настройки необходимо определить, как будут работать основные процессы:
- регистрация заявок на ремонт;
- выполнение плановых технических обслуживаний;
- ведение истории дефектов;
- учет и выдача запасных частей.
Именно поэтому сначала разрабатываются регламенты обслуживания и схемы рабочих процессов, а уже затем выполняется автоматизация ТОИР на предприятии. Такой подход позволяет избежать переноса хаотичных процессов в информационную систему.
Пошаговый план внедрения 1С:ТОиР
После подготовки можно переходить непосредственно к реализации проекта. Последовательность этапов практически не меняется независимо от масштаба предприятия.
| Этап | Содержание | Срок |
| Обследование | Сбор данных о процессах, оборудовании, НСИ | 2-4 недели |
| Техническое задание | Описание рабочих процессов в виде текста и схем, формализация требований и необходимых доработок стандартного функционала 1С ТОиР | 1-4 месяца |
| Настройка и доработка | Конфигурирование и интеграции | 4-8 недель |
| Загрузка НСИ | Ввод оборудования, нормативов и регламентов | 2-3 недели |
| Опытная эксплуатация | Пилотный запуск на одном участке | 4-6 недель |
| Обучение | Подготовка пользователей и администраторов | 1-2 недели |
| Промышленный запуск | Переход всего предприятия на новую систему | По готовности |
Далее более подробно рассмотрим каждый из перечисленных выше этапов.
Этап 1. Обследование и сбор НСИ
На первом этапе определяются требования бизнеса к задачам, которые должна решать ИТ-система. Как правило, это сокращение потерь времени сотрудников и простоев оборудования, сокращения расходов на ремонты и склады запчастей, повышение коэффициента технической готовности оборудования, повышение качества и сокращение сроков ремонтов. Строится карта целей, определяются способы их достижения и инструменты ИТ-системы, которые потребуется использовать. На этом этапе можно предварительно оценить экономический эффект от внедрения 1С ТОиР и стоимость доработок стандартной системы. Иногда на этом этапе заказчик делает выбор в пользу другой системы (например FSM), в которой также есть необходимые инструменты для решеия задач организации, но при этом она оказывается менее дорогой и сложной во внедрении.
После формулирования и согласования задач и окончательного выбора ИТ-системы начинается разработка Технического задания на внедрение. Техническое задание является инструкцией для программистов по настройке 1С ТоиР под процессы и задачи компании. Основу технического задания составляют схемы бизнес-процессов «как есть» и «как должно быть» после внедрения ИТ-системы а также шаблоны отчетов и других документов, используемых при взаимодействии сотрудников между собой и с ИТ-системой. Грамотное техническое задание в несколько раз сокращает сроки и стоимость внедрения 1С ТоиР. При этом стоимость внедрения – это не только работа интеграторов, но и расходы на собственных дорогостоящих сотрудников, которые участвуют в собраниях рабочей группы. Чем опытнее специалисты, выполняющие описание процессов, тем меньше общих встреч и обсуждений рабочей группы потребуется. Даже при наличии пробелов в регламентах и описании рабочих процессов организации, опытные специалисты обязательно предложат свое решение на основе «лучших практик», которое можно доработать во время совещания рабочей группы. Это намного проще, чем превращать встречи в бесконечное обсуждение проблем и приоритетов, которые каждый отдел организации видит со своей стороны.
Далее формируется нормативно-справочная информация. Для ремонтной службы НСИ включает перечень оборудования, виды технического обслуживания, нормативы трудозатрат, классификаторы неисправностей и другие данные, на которых строится работа системы.
Именно здесь многие предприятия допускают серьезную ошибку, пытаясь загрузить информацию напрямую из старых таблиц Excel без предварительной проверки. В результате в базе появляются дубли, устаревшие записи и неверные характеристики оборудования, которые затем влияют на качество планирования и отчетности.
Этап 2. Настройка системы
После подготовки нормативно-справочной информации начинается конфигурирование системы. На этом этапе на основании Технического задания формируется организационная структура предприятия, распределяются роли пользователей и настраиваются в ТоиР основные процессы обслуживания оборудования.
В ходе настройки обычно определяют:
- структуру подразделений и зоны ответственности;
- виды плановых, внеплановых и аварийных ремонтов;
- классификаторы оборудования и неисправностей;
- маршруты согласования заявок и нарядов.
Если предприятие выполняет настройку 1С:ТОИР с нуля, особенно важно заранее согласовать структуру справочников. Исправление ошибок после промышленного запуска потребует значительно больше времени и ресурсов.
Этап 3. Интеграция с другими системами
Максимальный эффект достигается тогда, когда система становится частью единой информационной среды предприятия. Изолированная работа приводит к повторному вводу данных и постоянным расхождениям между подразделениями.
Наиболее востребованным вариантом считается интеграция 1С:ТОИР с ERP. Благодаря этому автоматически синхронизируются данные о запасных частях, закупках, списаниях материалов и финансовом учете.
На отдельных предприятиях дополнительно выполняют интеграцию со SCADA или MES для получения информации о состоянии оборудования и автоматического формирования заявок на обслуживание.
Распространенная ошибка — запускать систему отдельно от остальных учетных решений. В результате сотрудники вынуждены выполнять одну и ту же работу сразу в нескольких программах.
Этап 4. Опытная эксплуатация — почему это ключевой этап
Даже после завершения настройки систему не следует сразу запускать на всем предприятии. Намного безопаснее провести пилотную эксплуатацию на одном участке или в одном цехе.
Во время опытной эксплуатации проверяют:
- корректность формирования заданий;
- полноту учета выполненных работ;
- соблюдение графиков обслуживания;
- удобство работы для пользователей.
Одновременно оценивают ключевые показатели проекта: процент закрытых нарядов в системе и соблюдение утвержденных графиков ТО. После устранения замечаний можно переходить к промышленной эксплуатации.
7 типичных ошибок при внедрении 1С:ТОиР
Большинство проблем связано не с программным обеспечением, а с организацией проекта. Если допустить ошибки на старте, система не сможет обеспечить ожидаемый результат.
Наиболее распространенные ошибки внедрения 1С:ТОИР:
- отсутствие актуального реестра оборудования;
- внедрение без утвержденных регламентов обслуживания;
- выполнение проекта без участия ремонтной службы;
- отказ от этапа опытной эксплуатации;
- недостаточное обучение мастеров и механиков;
- отсутствие интеграции с корпоративной учетной системой;
- отсутствие владельца системы внутри предприятия после завершения проекта.
Практика показывает, что устранение этих проблем после запуска обходится значительно дороже, чем их предотвращение на этапе подготовки.
Сколько стоит внедрение 1С:ТОиР
При планировании бюджета важно учитывать не только стоимость лицензий. Полная стоимость проекта складывается из нескольких составляющих, каждая из которых влияет на общий результат.
На стоимость внедрения 1С:ТОИР влияют следующие факторы:
- количество единиц оборудования;
- сложность существующих процессов;
- необходимость доработок;
- объем интеграций с другими информационными системами;
- обучение пользователей и последующая поддержка.
Для большинства предприятий типовой проект занимает от трех месяцев до года в зависимости от масштабов и сложности процессов организации. При расчете бюджета рекомендуется учитывать не только первоначальные расходы, но и совокупную стоимость владения системой, включая сопровождение, обновления и развитие функциональности.
Как оценить успех внедрения — ключевые метрики
После запуска проекта необходимо регулярно оценивать его эффективность. Это позволяет понять, достигает ли предприятие поставленных целей и какие процессы требуют дополнительной оптимизации.
Основными показателями считаются:
- повышение КТГ (коэффициента технической готовности) оборудования
- сокращение стоимости ремонтов
- повышение полезной загрузки сотрудников
- автоматизация аналитики и расчетных KPI для сотрудников и подразделений
- повышение доли оборудования, по которому полностью ведется история ремонтов;
- соблюдение графика плановых технических обслуживаний с целевым показателем более 90%;
- снижение среднего времени реакции на заявку;
- снижение доли внеплановых ремонтов;
- сокращение затрат на материально-техническое обеспечение благодаря точному учету запасных частей.
Если большинство показателей улучшается в течение первых месяцев эксплуатации, значит проект развивается в правильном направлении.
Заключение
Внедрение 1С: ТОИР позволяет сделать процессы технического обслуживания прозрачными, повысить управляемость ремонтной службы и сократить количество внеплановых простоев. Однако успех проекта зависит не столько от программного продукта, сколько от качества подготовки данных, участия специалистов предприятия и соблюдения последовательности внедрения.
Хотите внедрить 1С:ТОиР без типичных ошибок? Запишитесь на бесплатный аудит процессов ТОиР и получите рекомендации по подготовке проекта еще до начала настройки системы.
Максим Клемешов,
эксперт-практик по техническому сервису,
генеральный директор ООО «Сервис Эдвайзер»
